Chi phí phải trả – Khoản mục quan trọng nhưng hay bị bỏ qua

Chi phí phải trả – Khoản mục quan trọng nhưng hay bị bỏ qua
Like Tweet Pin it Share Share Email

Chủ đề ngày hôm nay mình muốn đề cập là “ Chi phí phải trả“, đặc biệt là khoản mục này trong các doanh nghiệp nhà nước, dùng vốn ngân sách nhà nước hoặc các đơn vị đánh giá KPI trên thực hiện kế hoạch chi phí. Đầu năm viết nhẹ nhàng theo phong cách tản mạn thôi nhé, hơi dài và lan man nhưng mong mọi người ủng hộ…

I. Chi phí phải trả là gì?

Trước tiên ta cần hiểu bản “chi phí phải trả” là gì?, theo như định nghĩa tại thông tư 200 thì “Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả cho hàng hóa, dịch vụ đã nhận được từ người bán hoặc đã cung cấp cho người mua trong kỳ báo cáo nhưng thực tế chưa chi trả do chưa có hóa đơn hoặc chưa đủ hồ sơ, tài liệu kế toán, được ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ báo cáo”

Đạo lý của khoản mục này bắt nguồn từ nguyên tắc ” Phù hợp” trong kế toán (Matching principle),

Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả (trong tương lai) nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó. Do đó tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán, doanh nghiệp phải kiểm soát hết các khoản chi phí đã phát sinh, nếu chưa ghi nhận phải ghi nhận vào chi phí trong kỳ và đối ứng với TK 335 ( Chi phí phải trả): Nợ TK Chi phí/ Có TK Chi phí phải trả. Về bản chất thì 335 rồi sẽ về 331 để thanh toán nhưng tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán chưa có hồ sơ nhưng có cơ sở tính hợp lý các khoản chi phí này.

II. Tản mạn trích trước chi phí – chi phí phải trả

Kết thúc năm tài chính, có rất rất nhiều khoản chi phí, hàng hóa chưa kịp ghi nhận trong năm do thực hiện vào những ngày cuối năm, nhà thầu, nhà cung cấp không kịp làm hồ sơ thanh toán hoặc do nhân viên chưa kịp thời chuyển về phòng kế toán. Do đó để tổng hợp được toàn bộ chi phí trong năm và theo dõi trên 335 là một vấn đề khá khó đối với 1 kế toán của 1 doanh nghiệp hoạt động trên nhiều lĩnh vực và nhiều khoản chi phí không thường xuyên. Đề kiểm soát vấn đề này kế toán mỗi đơn vị có cách kiểm soát riêng và bản thân mình thấy có một số cách khá hay mà mình đang áp dụng, bạn nào vướng kiểm soát khâu này inbox mình nhé, mình chỉ cho :v, kế toán thôi nhé, mấy ông kiểm tôi không quen đâu 🙂

Vậy các kiểm toán viên thường kiểm soát chi phí trong năm hay TK 335 này đủ chưa bằng cách nào?

  • Kiểm tra các chi phí thường xuyên đã đủ 12 tháng chưa: Điện, nước, thuê VP, lương…bla bla
  • Kiểm tra các khoản chi phí tương ứng với doanh thu xem đã tập hợp đủ chi phí chưa
  • Kiểm tra cut off – tức là kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh thanh toán sau ngày kết thúc niên độ xem có phải là chi phí của năm trước không…

Ok, cơ bản là ổn, nhưng với nhiều chi phí lớn không có doanh thu, không định kỳ và phải đến tần tháng 5, tháng 6 mới thanh toán thì sao nhỉ ví dụ : Sửa chữa hệ thống đường điện bị cháy, chi phí bảo trì máy móc trong kỳ…Làm thế nào để kiểm soát chi phí này nhỉ ??? Trước mình cũng ít nghĩ đến nhưng không rõ các kiểm toán viên kiểm soát các chỉ tiêu chi phí, phải trả vấn đề này thế nào?

Cho mình thắc mắc hơn tí là hồ sơ trích trước có hóa đơn photo thì đã đủ điều kiện theo dõi trên 331 chưa hay vẫn phải theo dõi trên 335. Nếu theo dõi trên 331 thì có kê thuế GTGT đầu vào không? Nếu theo dõi trên 335 thì đối chiếu công nợ thế nào nhỉ? Vì 335 chỉ theo dõi giá trị trước thuế? Các bạn kiểm toán cho mình hỏi với. huhu, lâu ngày không làm kiểm toán nên ngu dần đi 🙁

Có một điểm nữa là, đối với các khoản chi phí có hồ sơ xịn thì các kiểm toán viên kiểm tra rất kỹ, nhưng với hồ sơ “trích trước” vì chỉ là hồ sơ photo nên các thanh niên kiểm tra khá hời hợt, một số khoản chi phí ước tính cũng khá chủ quan theo cách tính của đơn vị hoặc ước tính theo một cách đâu đâu sau đó lệch với đơn vị cả vài km.

Ok, trên đây là một số vấn đề cần lưu ý với 1 khoản chi phí phải trả xịn, xịn mà cũng khoai phết. Thế còn ảo thì sao nhỉ???

III. Chi phí trích trước với một vài đơn vị đặc thù

Chắc mấy cụ kiểm toán không để ý cái này đâu, nhưng nó là vấn đề em thấy khá khoai. Thực trạng là trong các đơn vị sử dụng vốn ngân sách (Ban, ngành đoàn thể đợi tiền ngân sách tiêu) hoặc các doanh nghiệp nhà nước, hàng năm luôn có một cái gọi là “Kế hoạch thực hiện chi phí”, hay nói tây tây là Budget chi phí, các ông tiêu kiểu gì thì tiêu, nhưng không được quá budget, cuối năm tôi xem ông tiêu hết bao nhiêu, nếu ông tiêu hết 100% thì ông hoàn thành kế hoạch, rất tốt. Nếu ông tiêu không hết, thì ông vừa không thực hiện kế hoạch, mà tôi lại lấy lại phần ông không chi để tôi chuyển cho chỗ khác nó cần, ai bảo ông không thực hiện được. Đó là thực trạng. Ngoài ra cũng rất nhiều đơn vị tư nhân tính KPI theo việc thực hiện kế hoạch, ông không hoàn thành kế hoạch thì thưởng ít, lương thấp.

[sociallocker id=104]

Điều này dẫn đến cứ cuối năm là các đơn vị nếu chưa đủ chi phí là ầm ầm chạy theo, và trích trước chi phí là cứu tinh của họ. Vẫn ghi nhận chi phí trong kỳ, vẫn hoàn thành kế hoạch, vẫn có nguồn thanh toán cho nhà cung cấp sang năm sau. Hợp đồng, hóa đơn, nghiệm thu photo vẫn ký ầm ầm. Nhưng các kiểm toán viên có kiểm soát được chi phí đó đã thực hiện trong năm hay chưa? Hay là vẫn tặc lưỡi cho qua vì thực tế kiểm soát làm sao được. Đến bản thân kế toán của chính doanh nghiệp còn không chắc chắn được chứ đừng nói mấy anh kiểm toán độc lập. Cứ thế là trích thôi, còn thực tế thì sang năm lại thực hiện tiếp, đến khi nào xong thì mới có hồ sơ thanh toán. Vẫn đảm bảo kế hoạch, công việc vẫn thực hiện chỉ là có vẻ không đúng bản chất kế toán cho lắm.

Nói là đơn giản thế thôi nhưng kế toán theo dõi cực lắm nhé, phải theo dõi từng khoản, đòi hồ sơ từng khoản càng sớm càng tốt chứ chưa có hồ sơ mà các cơ quan thuế, thanh tra vào kiểm tra là cũng căng thẳng đấy!!! Nhiều lúc chỉ ngồi kiểm soát cái này cũng đủ đau đầu rồi, đặc biệt là các đơn vị không theo dõi chi tiết cho từng khoản trích trước theo mã phân tích mà chỉ theo dõi theo nội dung diễn giải thôi là mấy ông kiểm toán héo, đặc biệt là để kiểm tra cutoff sau liên độ :v

Có một số nơi còn có áp lực thực hiện kế hoạch giải ngân, hoặc chi phí chỉ được ghi nhận khi thực chi tiền dẫn đến thời điểm cuối năm kí nghiệp thu hàng loạt, chuyển tiền hàng loạt nhưng hàng hóa chưa thực sự giao, công trình chưa thực sự hình thành. Thế nên bạn nào thấy doanh thu của một số doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho các đơn vị hành chính sự nghiệp vào quý 4 tăng đột biến thì cũng nên check qua xem có thật không nhé :)).

Thực ra mình chia sẻ để các bạn hiểu hơn về cái gọi là “Chi phí phải trả”, “Trích trước chi phí”, “Nguyên tắc phù hợp”, nghe có vẻ thì rất bản chất nhưng đôi lúc nó lại làm lệch bản chất kế toán đi.

[/sociallocker]

Đầu năm viết một vài tản mạn về “Chi phí phải trả”, “Trích trước chi phí” chơi thôi chứ cũng chẳng dám nói ai đúng ai sai, vì thực tế bao năm nay vẫn thế, chẳng qua là ta có nhìn nhận thấy nó hay không mà thôi, có thể nói bài viết này có một vài câu hỏi mà mình vẫn luôn suy nghĩ linh tinh, không biết các pro kiểm toán viên kiểm soát thế nào???

Chúc các độc giả của Auditboy một năm an khang thịnh vượng!!! Thân ái

Hãy theo dõi tôi nhé...sẽ có nhiều thú vị cho bạn đấy !!!

* indicates required
/ ( mm / dd )

Comments (4)

Leave a Reply to Blessings Cancel reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *