Homelife

[KTTT số 1] Lần đầu làm trưởng nhóm kiểm toán!!!

Like Tweet Pin it Share Share Email

Câu chuyện cũng đã khá lâu trong mùa kiểm toán đầu đời của mình, mùa đó tôi được theo lần đầu được đi công tác xa, cũng hên là đi công tác nên được theo các nhóm cũng khá cứng, trưởng nhóm kiểm toán cũng là kiểm toán viên nên tôi cũng học được khá nhiều thứ. Đợt đó nhóm tôi gồm 3 người, 1 kiểm toán viên, 1 trợ lý kiểm toán 2 năm và tôi, cũng nhiều chuyện buồn vui  nhưng có 1 chuyến đi mà tôi có chút kỷ niệm.

Dừng lại mình giải thích đã, thực ra không phải mình làm trưởng nhóm kiểm toán đâu, chỉ đơn thuần là đi kiểm toán một mềnh lên chém gió thế thôi nhé 😀

Đợt đó nhóm mình có 1 khách hàng khá đặc thù, đó là 1 bưu điện của một tỉnh miền Trung. Bưu điện thì cũng hạch toán theo tài khoản doanh nghiệp thôi nhưng nó có những đặc thù riêng về các dịch vụ, hoạt động và hệ thống kiểm soát riêng của hệ thống bưu điện. Trước đó thì mình cũng tìm hiểu qua về bưu điện nhưng thực sự cũng chưa trải nghiệm thực tế nên kinh nghiệm là 1 con số 0 tròn trĩnh.

Kiểm toán bưu điện tỉnh có đặc thù là có rất nhiều đầu mối, đó là các bưu điện huyện. Mỗi bưu điện huyện tổ chức cơ cấu bộ máy tương tự 1 doanh nghiệp – có thể coi như  chi nhánh hạch toán độc lập của bưu điện tỉnh.

Do đặc thù như vậy nên nhóm tôi được tách ra thành 2 nhóm và thực hiện kiểm toán mỗi huyện 1 ngày ( mình và anh trợ lý 2 năm 1 nhóm, sếp kiểm toán viên 1 nhóm :D). Ở bưu điện huyện thì cũng không quá nhiều vấn đề phức tạp như doanh nghiệp vì rất nhiều doanh thu, chi phí đặc thù được phân chia từ văn phòng bưu điện tỉnh nên công việc cũng phần nào được giảm bớt. Chúng tôi chủ yếu hướng đến các khoản doanh thu, chi phí phát sinh của riêng huyện đó ( các phần doanh thu, chi phí phân chia sẽ được kiểm soát lại khi chúng tôi làm việc tại văn phòng bưu điện tỉnh)

Ba ngày – 6 huyện, mình cũng phần nào hiểu được 1 chút đặc thù và các vấn đề của bưu điện. Đến ngày thứ tư, còn lại 1 huyện duy nhất trước khi về văn phòng bưu điện tỉnh kiểm toán – Huyện Lâm Phong ( tên mình bịa ra đấy, ở VN chẳng có huyện nào là huyện Lâm Phong đâu :D). Từ khách sạn của mình đến Bưu điện huyện Lâm Phong là 120km đường đèo @@ và thốn nhất là 1 mình mình đi mà thôi, 2 sếp kia về kêu văn phòng tỉnh nhiều việc quá nên về làm trước. Hẹo tập 1 😀

6h sáng,

Hai sếp vẫn đang ngủ ngon lành thì mình phải dậy sớm, xách balo + laptop ra xe đi đường dài rồi. 120km phải đi sớm không thì đến trưa mới đến nơi mất.

8h sáng,

Chuông điện thoại reo lên!!!

…alo, Chị Huyền ở kế toán trưởng bưu điện tỉnh đây!!! Nay em lên kiểm toán huyện Lâm Phong đúng không?

…Dạ vâng ạ, có chuyện gì không chị?

…Ừ, chị bảo này, anh Bình kế toán trên ý mới, anh ý mới từ thủ quỹ lên kế toán do anh kế toán trước đây chuyển về bưu điện tỉnh làm rồi, giờ trên đấy còn mình anh Bình. Mấy tháng trước chị có lên hướng dẫn anh ý rồi, nhưng chắc chưa ổn lắm đâu, nhất là phần chứng từ – phiếu thu – phiếu chi đấy, em nhớ chú ý cho chị, có gì em hướng dẫn hộ anh ý giúp chị – >Hẹo cmmr tập 2

…Dạ vâng, em sẽ chú ý ạ.

Hẹo rồi, lần đầu đi 1 mình thế này, quy trình kế toán của bưu điện đã thế là còn làm việc với ông thủ quỹ nữa thì hẹo.

Xe đi đường đèo, lên lên xuống xuống mà ông xế chạy cứ 40km/h làm mình đếch ngủ được, nhìn con vực của nó mà cũng hãi, thầm chửi 2 lão ở VP đẩy mình đi xa thế lại còn đi 1 mình chứ….

Huyện Lâm Phong nằm ở trong 1 lòng 1 thung lung bao quanh là núi và con đường mình đi là con đường duy nhất dẫn vào trung tâm huyện.

9h02,

Tôi có mặt ở bưu điện huyện, bưu điện huyện ở đây cũng khá to, không khác nhiều đơn vị bưu điện ở dưới  xuôi cho lắm. Bưu điện huyện ở đây có 7 người, 1 giám đốc, 1 kế toán, 1 thủ quỹ và 4 nhân viên khác. Xin giới thiệu kế toán trưởng ở đây mà Mr. Bình.

9h30’,

Qua 1 chút trao đổi công việc với giám đốc bưu điện về thời gian làm việc, mình cùng anh Bình sang phòng kế toán. Bắt đầu công việc với 1 list tài liệu cần cung cấp được mình liệt kê ra trên giấy và trao đổi với anh Bình. Thực tế trong số những tài liệu này có một số tài liệu khá đặc thù mà hệ thống quản lý kế toán của bưu điện có thể xuất ra, cũng là cách quản lý theo mã khá thú vị của ngành bưu điện đối với từng loại doanh thu, chi phí.

Héo rồi, sau khi ngồi cùng anh kế toán và xuất ra các file excel dữ liệu mình phát hiện ra ở đây không có mạng, USB cũng không có @@, mình cũng đoảng, usb để quên ở khách hàng trước mất roài…người nông dân phải làm sao?

Mất 30s loay hoay mình phát hiện ra trong cặp có cái cáp điện thoại và con BB 8820 huyền thoại có thẻ nhớ 2GB, vậy là giải quyết xong vấn đề dữ liệu, mất 10 phút xử lý dữ liệu xong và bắt đầu công việc kiểm toán.

10h30,

Anh Bình: Đi ăn đi em…!!!

Mình: ( nghĩ thầm – Ơ cái định mệnh chưa làm đc gì, mới xem đc có tí, ăn cơm cái beep gì? Mới 10h30 đã ăn trưa rồi sướng nhỉ, đâu có như trợ ký kiểm toán 12h mới ra khỏi phòng đi ăn)

…Ấy anh, nhiều việc quá anh ạ, hay 11h30 mình đi ăn anh nhé, em đang xem nốt cái này….

….Ak, cái này….Nó thế nào ý anh nhỉ, sao em thấy số tổng nó không khớp… anh cho em xin cái hóa đơn này cái ….abcxyz.

Cũng may 3 ngày trước mình cũng được tìm hiểu và làm qua toàn bộ các vấn đề chính của 1 bưu điện huyện nên các vấn đề cũng không đến nỗi vượt tầm kiểm soát.

Tiền, hàng tồn kho, Công nợ, Doanh thu cũng không có nhiều vấn đề vì thực tế việc kiểm soát của ngành bưu điện khá tốt, số liệu được đối chiếu thường xuyên giữa Huyện và tỉnh và thực tế ở cái bưu điện Huyện nghèo này thì doanh thu ngoài doanh thu phân chia cũng không có mấy.

Có một vài vấn đề ở đây như : Dư quỹ vượt định mức, hàng tồn kho tồn lâu -> trích lập dự phòng, công nợ chưa theo dõi theo đối tượng tồn đọng lâu, Doanh thu sai mã …dù sao thì đây cũng là sai sót cố hữu mà mình thấy bưu điện huyện nào cũng mắc phải chẳng qua là ít hay nhiều!!!

11h45’

Một bữa trưa nhẹ nhàng không rượu bia và những câu chuyện đời tư giúp mình hiểu hơn về công việc của đơn vị, do đặc thù địa bàn, các bác bưu điện nhà ta chẳng mấy khi ở trụ sở, phải đi khắp nơi. Những nơi xa nhất của huyện không đi xe được mà phải đi bộ, có khi hết cả ngày đường. Anh Bình cũng không phải là người địa phương, anh là dân Quảng Bình lên đây, lúc trước anh làm thủ quỹ những mới lên kế toán được 3 tháng nay, rồi những câu chuyện dở khóc dở cười khi 1 thủ quỹ không nhiều nghiệp vụ lên làm kế toán được anh kể đầy chân tình.

Cũng khổ cho anh, bưu điện là thể loại sổ sách chứng từ đẹp và kỹ nhất từ trước đến nay mình kiểm toán và kế toán bưu điện cũng phải là những người hết sức kỹ tính mà anh không phải là người như thế…

13h02’,

Quay lại phòng kế toán, tiếp tục công việc bằng việc kiểm tra chứng từ xem nào.

Hỏng rồi, đúng như mình hay chị kế toán trưởng bưu điện tỉnh dự đoán, bác kế toán nhà ta còn chưa đóng sổ phiếu thu, chi của tháng 11, 12. Các phiếu thu, chi xếp loạn xạ và không liên tục. Cũng còn may là chỉ kiểm toán 3 tháng cuối năm do đợt trước đã kiểm toán 9 tháng và phát sinh của đơn vị này cũng không quá nhiều. Thôi thì đành kiểm tra mẫu 100% vậy.

15h30’,

Hơn chục phiếu chi chưa có hóa đơn ( lý do thì do anh chưa kẹp vào, để đâu đấy không nhớ), đa số phiếu chi chẳng có phê duyệt của giám đốc. Hóa đơn ghi sai tên, địa chỉ mỗi cái ghi 1 kiểu hỏi ra mới biết là các nhân viên đi lấy hóa đơn không nghĩ ngợi gì cứ hiểu thế nào thì ghi thế, lại còn có cả hóa đơn chẳng có mã số thuế nữa. Bình thường thì cũng không có gì to tát lắm nhưng nếu bạn biết về bưu điện thì bạn sẽ biết những lỗi về hồ sơ, chứng từ như vậy còn nặng hơn cả việc hạch toán sai…hay có thể nói thế là thảm họa đấy. Cũng 1 thời gian đi kiểm tra chứng từ của mấy dự án nên mình có chút kinh nghiệm về chứng từ và tính hợp lý của nó.

Mỗi một lỗi mình đều nhắc và hướng dẫn cách xử lý…mặc dù chẳng biết anh có nhờ hay không?

Mình biết anh kế toán chân chất như các bác ở quê mình, chẳng có chuyện anh ý biển thủ công quỹ đâu, nhưng cách quản lý thế này là chết rồi, chi tiền mà chỉ cần “sếp” bảo 1 tiếng là chi là héo rồi, phiếu chi cứ để sau tính@@.

Gần 16h cmmr,

Nếu 30p nữa mình không lên xe thì đường về đường đèo muộn sẽ rất nguy hiểm. Thảo biên bản nhanh chóng các vấn đề trọng yếu và anh kế toán cũng chẳng hề có ý kiến gì, vì cơ bản mình viết thật nhưng mình đọc cũng thấy hơi nặng nề. Hix, lúc đó mình cũng không suy nghĩ gì nhiều mà chỉ mong nhanh chóng chốt nội dung biên bản làm việc và đi về thôi.

Bác giám đốc có việc bận nên không có mặt trao đổi lại với mình được nên đành trao đổi qua với anh kế toán và gửi lại biên bản để bác giám đốc ký rồi gửi về bưu điện Tỉnh.

Trước nay làm việc ở các đơn vị trực thuộc như kiểu này thì các vấn đề trên biên bản, họ thường xin kiểm toán bỏ qua và sửa ngay tại trận – mình cũng quen quen thế nên có những vấn đề nào mình lôi hết ra trên biên bản rồi bỏ dần đi là vừa. Vậy mà anh không ý kiến gì các vấn đề này mà chỉ hứa sẽ điều chỉnh mà thôi. Mình cũng bận, cũng không để ý lắm mà chỉ gửi lại anh biên bản này, anh Bình hứa sẽ gửi lại trước thứ 6 để kịp họp với Bưu điện tỉnh.

Trước khi về còn định mua cho mình ít hoa quả núi rừng đem về làm quà nữa chứ, hiếu khách quá mình cũng hơi ngại. Haiz

16h30’,

Mình cùng bác tài di chuyển về Thành phố, trên đường về gặp các em nhỏ người dân tộc đen nhẻm đi từng đoàn từng đoàn đi học về, rất hiếm có 1 cái ô tô 7 chỗ ở cái bản nhỏ này nên có vẻ hơi gây sự chú ý.

18h30′

Đã có mặt ở thành phố và hội ngộ với 2 ông sếp đang ngồi vểnh chân ở khách sạn đợi mình về ăn cơm. Cũng may là mình là thủ quỹ của nhóm chứ không 2 ông ý rủ nhau đi ăn hải sản bỏ rơi mình rồi =)). Kết thúc 1 chuyến đi, 1 trải nghiệm, quen biết những con người mới cũng khá thú vị.

Chuyện tốt hơn nếu không có buổi họp với giám đốc, phó giám đốc và kế toán trưởng bưu điện Tỉnh về các vấn đề tồn tại ở các bưu điện Huyện.

Thực tế là các vấn đề ở các bưu điện huyện khác đều là các vấn đề cố hữu, nhiều năm mắc phải và cũng là lỗi của hệ thống chứ không hẳn là lỗi chủ quan của kế toán. Riêng các vấn đề của Huyện Lâm Phong thì lại rất cá nhân, lỗi chính là ở kế toán, như đã nói, tác phong quản lý của bưu điện còn mang nhiều dáng dấp của 1 doanh nghiệp nhà nước, rất nặng tính hình thức vì vậy việc quản lý chứng từ là vấn đề tối quan trọng. Các vấn đề của bưu điện Lâm Phong được lôi ra mổ xẻ và có những ý kiến rất không hay từ giám đốc đến kế toán trưởng. Mình tự nhiên hơi có chút gợn lòng, con người nơi đấy thân thiện, không những tính toán, mưu mô, giấu diếm, có vấn đề gì cũng chia sẻ thật lòng. Chắc chắn sau buổi họp hôm đó anh sẽ bị kiển trách, hình ảnh sẽ xấu đi trong mắt các “sếp” ở Tỉnh, con đường thăng tiến của anh cũng sẽ khó khăn hơn mặc dù các vấn đề cũng không quá trọng yếu trong mắt của 1 trợ lý kiểm toán, mình cũng chỉ viết các vấn đề thực tế.

Sao anh không cứ bịa ra 1 cái nguyên nhân nào khách quan thay vì việc nhận sai rồi tìm cách điều chỉnh, sao anh không trao đổi thắng thắn bỏ bớt các vấn đề đi hay viết theo cách nhẹ nhàng hơn….

Đến tận giờ mình vẫn có một chút gì đó thoáng buồn vì những gì đã xảy ra trong chuyến công tác mà lần đầu tự làm trưởng nhóm. Tuy nhiên cũng nhờ những chuyến đi như vậy, mình cảm thấy trưởng thành nhiều hơn và tự tin giải quyết mọi tình huống trong nghề kiểm toán hơn.

P/S: Tên tỉnh, huyện và cá nhân đã được thay đổi và hoàn toàn không có mặt để đảm bảo tính bí mật khách hàng 😀

Hãy cùng tham dự cuộc thi bằng cách gửi bài viết về email: Contact@auditboy.com 

Cập nhật các bài dự thi tại : https://www.auditboy.com/tag/kiem-toan-trong-toi/

Cảm ơn quý độc giả đã quan tâm, hãy like và share bài dự thi này nếu thấy thú vị bạn nhé!!!

 

[KTTT số 1] Lần đầu làm trưởng nhóm kiểm toán!!!
5 (100%) 26 votes

Comments (0)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *